Til lag og medlemmer i Sogn og Fjordane folkemusikklag
6968 Flekke 11.09.2020
Ny innkalling til årsmøte i Sogn og Fjordane folkemusikklag 01.11.2020 med meir.
Gode lag og medlemmer
Corona-pandemien skipla i praksis alt for oss i Sogn og Fjordane folkemusikklag for eit halvt år sidan. Det har ikkje vore råd å gjennomføre nokon av dei arrangementa vi hadde planlagt for 2020. Pandemien har ført til lite samhandling mellom dei ulike aktørane i distriktslaget. Styret har halde kontakten med kvarandre på nettmøter. Elles har dagleg leiar og styreleiar delteke på nokre nettmøter med den nye fylkeskommunen, Folkorg og med Hordaland folkemusikklag.
Vi fann ut at beste kanalen for å informere om alle avlysingane var gjennom laget si heimeside. Der orienterte vi om avlysing av Sogn og Fjordane-kappleiken, Smørbukk-kappleiken og Årsmøtet vårt. Det er også via nett både de og vi i styret har fått informasjon om avlysing av Landskappleik og Landsfestival.
Det har såleis vore ei trasig tid for alle oss som likar både folkemusikk og folkedans. Konsertar ser ut til å la seg arrangere i nokon grad, men å drive med pardans og samtidig halde seg til 1-meters regelen er ikkje lett. Norsk Musikkråd har utarbeidd ein smittevernrettleiar for musikkøvingar. Mange av punkta her kan og overførast til dansøvingar.
Norges danseforbund har utvikla denne vegleiaren:
Vi anbefalar dykk og å sjekka ut Noregs ungdomslag si facebookside "Digital møteplass for folkedans". Her kan ein dele idear og erfaringar knytt til dansearrangement og danseøvingar i koronatida.
Born og unge
Sogn og Fjordane folkemusikklag tek saman med Hordaland folkemusikklag sikte på å arrangera ei juniorsamling i november som erstatning for den avlyste Smørbukk-kappleiken. Meir informasjon om denne kjem etterkvart.
Saman med Hordaland folkemusikklag har vi og sendt ut to korte spørjeundersøkingar. Ein til alle lokallaga for å kartleggja tilbodet til born og unge i fylket vårt, slik at me i fylkeslaga kan bistå best mogeleg og setja inn dei rekrutteringstiltaka det er mest trong for. Den andre gjekk til tidligare Mokurs-deltakarar for å kunne utvikla kurstilbodet best mogeleg, og at kurset kan koma igong igjen etter ei pause på to år. Me håper alle laga vil ta seg tida til å svara, og oppmoda borna og ungdommane sine til å gjera det same.
Årsmøte
Styret i Sogn og Fjordane drøfta tidlegare i vår korleis vi skulle få til å arrangere eit årsmøte i 2020. Om corona-situasjonen heldt fram ynskte vi å organisere eit årsmøte som nettmøte ut på hausten, men med alle dei usikre faktorane vi høyrde om då (og stadig høyrer om) valde vi å vente med å gå ut med informasjon om dette då.
Etter at vi har sett andre sine erfaringar med nettmøte valde styre i nettmøte 26.08.2020 å prøve å få gjennomført eit årsmøte som nettmøte 01.11.2020 med start kl. 12.00 under visse føresetnader. Dette er bakgrunnen for at vi no innbyr til følgjande under visse føresetnader:
Førebels innkalling til Årsmøte i Sogn og Fjordane folkemusikklag 2020.
Styret i Sogn tek sikte på å avvikle Årsmøtet 2020 i Sogn og Fjordane folkemusikklag som nettmøte sundag 01.11.2020. med bakgrunn i følgjande styrevedtak:
Sak 22/20 Gjennomføring av årsmøtet 2020
No som koronasituasjonen ser ut til å halda fram må me ta stilling til om me vil avhalda årsmøtet på nett istaden for å samlast. Mange i laga kan vera i risikogruppa både alders- og helsemessig.
Dagleg leiar sitt framlegg til vedtak:
Styret kallar inn til årsmøte på egna nettplattform sundag 1.nov.
Føresetnadene for at vi kan avvikle årsmøtet på denne måten er at vi klarer å gjennomføre årsmøtet innanfor rammene av gjeldande vedtekter. I §4 Årsmøte, heiter det mellom anna:
Alle medlemmer i lokallag eller direkte medlemmer har møte- og talerett. Kvart lokallag har rett på 2 utsendingar.
(Fullstendig oversyn over vedtektene finn de her: http://www.folkemusikklaget.no/om-laget.160231.no.html )
Vi føreslår at møtet vert halde på nettplattforma Skype. Det betyr at dei som vil delta må lasta ned programmet Skype (ta kontakt med dagleg leiar om de treng hjelp til dette), evt at dei som ikkje har Skype deltek på møtet saman med eit lagsmedlem som har dette. Om det høver seg slik kan også fleire lag samlast ved same skjerm. Meir praktisk informasjon om bruk av Skype får de då når møtet nærmar seg. Vi ser det som viktig at alle som ynskjer å delta melder frå om at dette er ei løysing dei godtek. Eventuelt at dei seier frå om at denne løysinga ikkje kan gjennomførast. Det vil i så fall medføre at årsmøtet ikkje kan gjennomførast. Ei slik melding må vi få i rimeleg god tid før endeleg innkalling vert sendt ut. Det betyr 3 dagar før 11. oktober, då 11.10.20 er fristen for å sende ut endeleg innkalling med saksliste til årsmøtet
Sjølv om vi gjennomførde ein prosess i vår der alle vart bedne om å komme med saker dei ynskjer skal handsamast tek vi ein kort reprise på denne prosessen no også.
NB! Det medfører at saker de ynskjer å ta opp på dette årsmøtet må vere oss/styret i hende seinast 27. september.
Vi hadde laga denne endelege saklista til innkallinga i vår:
Sakliste:
Opning
1. Val av møteleiar
2. Val av referent
3. Val av to til å skrive under møteboka
4. Godkjenning av innkalling
5. Godkjenning av sakliste
6. Årsmelding 2019
7. Rekneskap 2019
8. Samhandling med Hordaland folkemusikklag
9. Arbeidsprogram 2020 – 2023
10. Aktivitetsplan 2020
11. Fastsetjing av kontingent
12. Budsjett 2020
13. Offentleggjering av styreprotokollar
14. Val
Vi gjer merksam på at denne kan ha vorte endra når endeleg innkalling vert sendt ut.
Saksførelegg med styret sine framlegg til vedtak vert lagde ved endeleg innkalling.
Denne innkallinga vert sendt til kvart lokallag. Vi ber om at kvart lag orienterer alle medlemmer om denne førebelse innkallinga.
Ta kontakt om de har spørsmål:
Dagleg leiar: Liv Ulvik. tlf.: 95839015, e-post: liv@folkemusikklaget.no
Styreleiar: Knut David Hustveit, tlf.: 91572217, e-post: khustveit@gmail.com
Med helsing styret i Sogn og Fjordane folkemusikklag
v/ Knut David Hustveit (leiar) og Liv Ulvik (dagleg leiar)
